Đặt tỳ hưu tặng theo lô: số lượng, khắc chữ và mấy chỗ dễ vụng
Tặng một món cho một người thì cân nhắc kiểu khác. Đặt vài chục món tặng nhân viên, khách hàng hay đối tác thì thành một việc có quy trình — và là việc rất dễ vụng nếu làm gấp vào cuối năm.
Bài này đi theo đúng thứ tự: quyết trước cái gì, hỏi xưởng gì, và mấy chỗ hay hỏng.
Quyết ba việc trước khi hỏi giá
- Tặng ai — nhân viên, khách lẻ, hay đối tác doanh nghiệp. Ba nhóm này cần ba mức khác nhau.
- Bao nhiêu món, và dự phòng thêm bao nhiêu.
- Trao vào dịp nào, tính ngược từ đó ra hạn đặt hàng.
Không rõ ba điều này thì mọi báo giá nhận được đều không so được với nhau.
Số lượng: luôn đặt dư
Đặt đúng số người là thiếu chắc chắn. Có món hỏng khi vận chuyển, có người được tặng thêm vào phút chót, có món cần để làm mẫu. Dư một phần nhỏ so với tổng là hợp lý, và phần dư đó dùng được cho dịp sau.
Khắc chữ: chỗ dễ sai nhất
- Duyệt bản thiết kế trước khi làm hàng loạt — bằng ảnh hoặc bằng một món mẫu.
- Kiểm chính tả và dấu tiếng Việt ít nhất hai người đọc.
- Tên riêng và chức danh phải lấy từ nguồn chính thức, không chép từ trí nhớ.
- Năm và con số — sai một chữ số là hỏng cả lô.
- Logo thì gửi tệp gốc, đừng gửi ảnh chụp màn hình.
Khắc tên từng người nghe rất chu đáo nhưng làm tăng gấp nhiều lần rủi ro sai và thời gian làm. Cân nhắc khắc chung tên đơn vị, hoặc chỉ khắc tên cho nhóm nhỏ quan trọng nhất.
Món mẫu trước khi làm cả lô
Đây là bước không được bỏ. Cầm món mẫu trên tay rồi mới thấy những thứ ảnh không cho thấy: cỡ thật, độ nặng, nước hoàn thiện, chữ khắc sâu nông, hộp có vừa không.
Chi phí làm mẫu nhỏ so với việc nhận về cả lô không như ý và không kịp làm lại.
Đồng đều giữa các món
Với vật liệu tự nhiên, mỗi món một vân là chuyện thường. Nhưng khi tặng cùng lúc cho nhiều người thì chênh lệch nhìn thấy được sẽ thành chuyện so bì.
- Hỏi thẳng mức chênh mà xưởng có thể bảo đảm.
- Vật liệu đồng nhất hơn — đồng, sứ, gỗ cùng loại — dễ đều hơn đá tự nhiên.
- Xem vài món trong lô khi nhận, không chỉ xem món trên cùng.
- Chấp nhận trước rằng đá tự nhiên sẽ khác nhau, và nói điều đó với người nhận nếu cần.
Hộp và cách trình bày
Với quà theo lô thì hộp chiếm phần lớn ấn tượng ban đầu. Hộp vừa khít, lót chắc, và mở ra không phải vật lộn. Kèm một thiệp nhỏ thì tốt hơn là in chữ dày đặc lên hộp.
Nếu gửi đi xa thì cần thêm một lớp thùng ngoài — hộp quà không phải hộp vận chuyển.
Thời gian: tính ngược và cộng dư
- Ngày trao là mốc cố định.
- Trừ thời gian vận chuyển, cộng dư cho mùa cao điểm.
- Trừ thời gian đóng gói và kiểm hàng ở chỗ bạn.
- Trừ thời gian làm theo xưởng báo, rồi cộng thêm một phần dư.
- Trừ thời gian duyệt mẫu — bước này hay kéo dài vì phải chờ nhiều người đồng ý.
Làm ngược lại từ ngày trao là cách duy nhất biết mình còn bao nhiêu thời gian thật.
Cuối năm là mùa cao điểm
Xưởng đông đơn, vận chuyển chậm, và giá thường nhích lên. Đặt sớm hơn bạn nghĩ là cần — và nếu đã trễ thì thà chọn mẫu có sẵn còn hơn ép xưởng làm gấp một mẫu riêng.
Mấy chỗ tế nhị nên cân
- Không phải ai cũng muốn nhận vật phẩm mang ý nghĩa tín ngưỡng — với nhóm đông người, món trung tính thường an toàn hơn.
- Đừng gắn kèm thông điệp về tài lộc khi tặng khách hàng; dễ bị đọc thành ngụ ý.
- Chênh lệch giá trị giữa các nhóm người nhận nếu để lộ ra sẽ gây khó xử.
- Cơ quan nhà nước và một số doanh nghiệp có quy định riêng về việc nhận quà — hỏi trước khi gửi.
Khi nhận hàng
Mở kiểm ngay trong ngày, đếm đủ số, xem mẫu ngẫu nhiên ở nhiều thùng khác nhau, và chụp lại nếu có lỗi. Báo xưởng trong ngày đầu — để vài hôm rồi báo thì rất khó đòi.
Ngân sách: tính đủ đầu mục
Giá mỗi món chỉ là một phần. Bốn khoản hay bị quên khi lập dự trù:
- Hộp, túi và thiệp — với quà theo lô, khoản này không nhỏ.
- Phí làm mẫu và phí thiết kế bản khắc.
- Vận chuyển, kể cả chặng gửi tới từng người nếu không trao tận tay.
- Phần dự phòng cho món hỏng và người phát sinh.
Trao tay hay gửi đi
- Trao tận tay có ý nghĩa hơn, nhưng cần sắp lịch và cần người đi.
- Gửi tới nơi làm việc thì kiểm địa chỉ và tên người nhận kỹ — sai một chữ là món đi lạc.
- Gửi tới nhà riêng thì hỏi trước, đừng tự lấy địa chỉ từ hồ sơ.
- Gửi cuối năm thì cộng thêm thời gian, bưu chính mùa đó rất đông.
Ghi lại để năm sau đỡ mệt
Quà theo lô là việc lặp lại hằng năm, nên một trang ghi chép tiết kiệm rất nhiều công cho lần sau.
- Đặt ở đâu, giá bao nhiêu, làm mất bao lâu thật — không phải thời gian họ hứa.
- Đã tặng ai món gì, để năm sau không tặng trùng.
- Phản hồi nhận được, kể cả phản hồi im lặng.
- Chỗ nào suýt hỏng và vì sao.
Ghi ngay sau khi trao xong, lúc còn nhớ. Để tới năm sau mới nhớ lại thì chỉ còn mỗi con số giá.
Ba điều gọn lại
- Luôn làm món mẫu trước khi chạy cả lô, nhất là khi có khắc chữ.
- Tính ngược từ ngày trao và cộng dư cho mùa cao điểm.
- Với nhóm đông người thì chọn món trung tính — không phải ai cũng muốn nhận đồ mang ý nghĩa tín ngưỡng.